De interés: Digitalización, un paso en la protección de la información

Todo negocio que implementa procesos de digitalización se cuestiona si sus estrategias para mitigar la obsolescencia tecnológica son efectivos

El término ‘digitalización' nos transporta por sí solo a pensar en computadoras, procesadores y escáneres, entre otros. Se puede definir la digitalización como la conversión de documentos, textos, imágenes y/o sonidos de un formato análogo (original o natural) a un formato que pueda ser reconocido por los microprocesadores o en un lenguaje sencillo por las computadoras, es decir, a un formato digital.

Hoy día, es común escuchar a las organizaciones en general implementar los procesos de digitalización con fines diversos, entre los que están mejorar y facilitar nuevas formas de acceso a los documentos; disminuir el papel como una medida de preservar el ambiente o la que se considera más sustentable para un proyecto de esta magnitud, que es la de mitigar el deterioro de los documentos en su estado original al disminuir la manipulación de los mismos.

Todas estas motivaciones son válidas, pero la duda que surge es… ¿se están tomando en cuenta las medidas que permitan acceder a estos objetos digitales a través del tiempo; ¿es decir, a mediano y a largo plazo? ¿Se están llevando a cabo estrategias que mitigue la obsolescencia tecnológica? o, simplemente, estamos pensando en resolver un problema a cortísimo plazo.

Uno de los aspectos primordiales de la protección de la información es garantizar la disponibilidad de los datos, lo que quiere decir que si dentro de veinte años o más algún usuario desea ver esa información pueda acceder a ella sin problema.

Para garantizar esto, se han elaborado estándares internacionales que minimizan el riesgo de perder información a futuro. Estas normas de manera integral se conocen como ‘preservación digital'.

Se sabe que existen otros aspectos de la protección de los datos que se deben cuidar, desde el momento que colocamos información en una red de computadoras, ya sea local o lo que comúnmente se hace hoy día, que es permitir a través de Internet el acceso a nuestros documentos digitales. Pero la principal preocupación es sobre un aspecto que, a pesar de su importancia, se escucha muy poco, quizás porque no se tienen claras las consecuencias de no considerarlo, ‘preservación digital'.

Este es un concepto que surge de la preocupación de mantener aún con el paso del tiempo la visualización y el acceso a los objetos digitales, sobre todo cuando estos objetos digitales tienen un valor histórico y cuyo original en papel está en franco deterioro. Los principales enemigos de las imágenes digitales son la rápida obsolescencia de los equipos y de los programas informáticos que le permiten existir. La preservación digital a largo plazo tiene la misión de mantener con vida esos objetos digitales, generando objetos auténticos y estables que aseguren la calidad aun con procedimientos de conversión de formato y migración de medios de almacenamiento, cuando así sean requeridos.

Estas regulaciones internacionales van desde aspectos básicos a considerar al momento de escanear el documento; medios de almacenamiento, ambiente de conservación del mismo para el almacenamiento físico y manipulación de la imagen.

Es imperativo que si se decide hacer la tarea de digitalizar información importante, se hagan las adecuaciones pertinentes, no sea que estemos invirtiendo gran cantidad de recursos en una actividad que durará solo unos cuantos años.

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Texto original publicado en: http://laestrella.com.pa/economia/digitalizacion-paso-proteccion-informacion/24016321

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